We begeleiden en ondersteunen onze klanten
Contractbeheer voor uitzendkrachten is een ingewikkeld en tijdrovend proces. Zeker als je werkt met veel type uitzendkrachten met ieder hun eigen afspraken en cao’s, is het belangrijk om elk detail goed te regelen. Contractbeheer gaat niet alleen over de opmaak van contracten, maar ook over het bijhouden van wijzigingen in wet- en regelgeving, correcte verlonen en het afhandelen van vragen van werknemers en inleners. In dit artikel gaan we in op de betekenis van goed contractbeheer en hoe NED Personeel jou kan ondersteunen bij deze taak.
Wat is contractbeheer precies?
We hebben het hierboven al in het kort toegelicht. Contractbeheer gaat over het opstellen, beheren en bijhouden van arbeidscontracten. Alle afspraken zijn duidelijk vastgelegd en voldoen aan de wet- en regelgeving. Contractbeheer varieert van het opstellen van nieuwe contracten en het bijwerken van bestaande afspraken tot het waarborgen van de naleving van de geldende wet- en regelgeving.
Waarom is contractbeheer belangrijk?
Je kent het misschien wel: een uitzendkracht heeft vragen over zijn contract, of er ontstaat een discussie met een inlener over de afgesproken uren en vergoedingen. Goed contractbeheer zorg dat je altijd een passend antwoord hebt op deze situaties. Op die manier zorg je dat alle partijen precies weten waar ze aan toe zijn. Deze helderheid zorgt voor minder miscommunicatie, meer vertrouwen en minder misverstanden. Een goede backoffice dienstverlener kan je hierbij helpen!
De uitdagingen van contractbeheer
Als backoffice dienstverlener hebben wij zeer ruime ervaring met het beheren van contracten van intermediairs. In onze ervaring zien wij drie grote uitdagingen hierbij terugkomen.
- Complexiteit van wetgeving: Arbeidswetgeving verandert regelmatig. Als uitzendbureau moet je deze veranderingen nauwlettend volgen en doorvoeren in je contracten. Je bent immers juridisch aansprakelijk.
- Veelheid aan contracten: Werk je met veel uitzendkrachten, dan heb je ook veel contracten te beheren. Dit kan een administratieve nachtmerrie zijn, zonder de juiste systemen en processen zoals een digitale backoffice portal.
- Tijd en middelen: Goed contractbeheer kost tijd en vraagt om gespecialiseerde kennis. Dit is iets waar niet elk uitzendbureau over beschikt. Veel ondernemers starten juist een uitzendbureau vanwege de kick van het ‘matchen’ tussen opdrachtgever en flexkracht, maar zien administratie als een vervelende verplichting.
- Financieel beheer: het financieren van de betalingen aan de uitzendkrachten kan een uitdaging zijn bij lange betalingstermijnen van opdrachtgevers. Daarnaast is het risico er ook nog dat een opdrachtgever te laat of helemaal niet betaalt.
Hoe een backoffice bureau kan helpen
NED Personeel begrijpt deze uitdagingen als geen ander en biedt een oplossing die jou ontzorgt. Onze werkwijze is ontworpen om het beheer van uitzendcontracten efficiënt en foutloos te laten verlopen.
Persoonlijke succesmanager
Bij NED Personeel krijg je je eigen succesmanager. Dit is je vaste contactpunt die je helpt bij al je vragen en uitdagingen rondom contractbeheer. Je succesmanager kent jouw bedrijf, jouw situatie en zorgt voor persoonlijke ondersteuning.
Geautomatiseerde processen
Onze dienstverlening maakt gebruik van geavanceerde automatiseringstools zoals Easyflex en het portal E-uur van Akyla. Dit maakt je administratie een stuk makkelijker:
- Easyflex zorgt voor betrouwbare verloning en facturatie.
- E-uur biedt je de mogelijkheid om urenregistraties en kostenvergoedingen volledig digitaal te beheren. Dit bespaart je tijd en vermindert de kans op fouten.
Compliance en certificering
NED Personeel zorgt ervoor dat jouw uitzendbureau altijd voldoet aan de laatste wet- en regelgeving. Wij beschikken over alle benodigde certificaten, zoals de NEN 4400-1 en de ABU-certificering. Dit betekent dat jij je geen zorgen hoeft te maken over juridische en administratieve risico’s.
Voordelen van onze aanpak
Door te kiezen voor NED Personeel profiteer je van verschillende voordelen.
- Efficiëntie: Je bent minder tijd kwijt aan administratie en hebt meer tijd voor het vinden van de juiste kandidaten.
- Nauwkeurigheid: Door automatisering worden fouten in verloning en facturatie sterk gereduceerd.
- Ondersteuning: Altijd toegang tot je succesmanager voor advies en hulp.
- Transparantie: Duidelijke en begrijpelijke contracten, zodat iedereen weet waar hij aan toe is.
We nodigen je uit om kennis te maken met onze 5 zekerheden.
Voorbeelden uit de praktijk
Er zijn drie voorbeelden met problemen waar uitzendorganisaties tegenaan zijn gelopen. Een uitzendbureau had moeite met het bijhouden van de verschillende cao's voor hun uitzendkrachten, vooral omdat deze cao’s regelmatig gewijzigd werden. Dit resulteerde in verouderde contracten en het niet naleven van de nieuwste cao-bepalingen. Of denk aan een organisatie die werkte met diverse contracttypes (tijdelijk, vast, oproep). Zij hadden problemen met het efficiënt beheren en opvolgen van deze verschillende contracten. Dit leidde tot administratieve fouten en vertragingen in de verloning.
Beheer van contracten uitbesteden als uitzendorganisatie
Goed contractbeheer is essentieel voor de succesvolle werking van een uitzendbureau. Het voorkomt misverstanden, bespaart tijd en zorgt voor naleving van de wetgeving. Met NED Personeel haal je een betrouwbare partner in huis die je hierbij volledig ontzorgt. Onze combinatie van persoonlijke ondersteuning en geavanceerde automatisering maakt ons dé expert in personeelszaken. Wil je meer weten over hoe wij je kunnen helpen met contractbeheer voor jouw uitzendkrachten? Neem contact op met een van onze succesmanagers en ontdek wat wij voor jou kunnen betekenen.
